برون سپاری راهی برای کاهش هزینه‌ها

برون سپاری پروژه یک ترفند مدیریتی کارآمد برای کسب و کارهای کوچک و بزرگ است.  کسب و کارهای کوچک با استفاده از برون سپاری می‌توانند در بازار رقابتی باقی بمانند. این کسب و کارها بدون افزایش بیش از حد هزینه‌ها و بدون نیاز به بزرگ کردن سازمان خود می‌توانند با استفاده از برون سپاری در بازار رقابتی باقی بمانند. در مقابل کسب و کارهای بزرگ نیز برای صرفه جویی در هزینه‌ها و متمرکز ماندن بر روی اهداف اصلی از برون سپاری پروژه استفاده می‌کنند.

در واقع مهم نیست که کسب و کار شما در چه ابعادی در حال فعالیت است؛ برون سپاری پروژه یک ترفند مدیریتی برای انواع کسب و کار‌ها است. که اگر به درستی و به جا از آن استفاده شود، مزایای بی نظیری را به دنبال خواهد داشت.

در این مقاله در مورد برون سپاری و نحوه استفاده از این ترفند برای موفقیت کسب و کار شما صحبت می‌کنیم.

 چرا برون سپاری مفید است

کنترل هزینه‌ها بزرگترین دلیل استفاده از برون سپاری پروژه در کسب و کار‌هاست‌. در واقع برون سپاری هزینه‌های جانبی انجام یک پروژه را تا حد امکان کاهش می‌دهد. شما برای انجام برخی از کارها به صورت درون سازمانی، باید نیروی جدید جذب کنید، نرم افزار و سخت افزارهای مورد نیاز را تامین کنید و هزینه‌های استقرار نیروی کار در دفتر را بپردازید. اما با برون سپاری پروژه صرفاً با پرداخت مبلغ مشخصی برای انجام کار تمام هزینه‌های جانبی را حذف می‌کنید.

به علاوه در حین فرآیند برون سپاری شما می‌توانید از افراد متخصص استفاده کنید. معمولا افراد متخصص در جایی شاغل هستند یا به صورت فریلنسری کار می‌کنند. بنابراین استخدام این افراد به صورت تمام وقت مشکل‌است. اما با برون سپاری می‌توانید از تجربه و تخصص آنها به شکل بهینه برای کسب و کار خود استفاده کنید.

قطعاً کارمندان شما در همه زمینه‌ها متخصص نیستند. به همین علت  برای انجام بسیاری از کارها تنها دو گزینه پیش روی شماست: یا برون سپاری پروژه و یا استخدام کارمند جدید. با برون سپاری پروژه زمان کارمندان شما صرف انجام فعالیت‌هایی که در آن استعداد و توانمندی دارد؛ می‌شود. به عبارت دیگر شما به افزایش کارآیی کارمندان خود نیز کمک می‌کنید.

برون سپاری هزینه‌های مربوط به نیروی انسانی شرکت شما را به شکل قابل توجهی کاهش می‌دهد. در واقع اگر بخواهید کارهای برون سپاری شده را بصورت درون سازمانی انجام دهید، باید نیروی جدید استخدام کنید زمانی را صرف آموزش کنید و مزایای مشخصی برای آنها در نظر بگیرید. در حالی که کارکنان از راه دور نیازمند هیچ کدام از این هزینه‌ها نیستند و صرفاً پروژه مد نظر شما را با هزینه مشخص انجام می‌دهند.

برون سپاری به شما کمک می‌کند تا مدیریت زمان بهتری در کارها داشته باشید. به این ترتیب که شما فعالیت‌های خرد موسسه خود را به افراد متخصص در این زمینه می‌سپارید و در عوض زمان شما و کارکنانتان صرف پیشبرد اهداف اصلی شرکت و تمرکز بر روی هسته اصلی کسب و کار می‌شود.

از طرفی مدیریت تعداد زیاد نیروی انسانی برای کسب و کارها یک چالش است. کاهش نیروهای انسانی شاغل در محل و استفاده از ترفند برون سپاری این چالش را حل می‌کند.

 چه پروژه‌های قابلیت برون‌سپاری دارند

پروژه‌های مختلفی در کسب و کارها قابلیت برون‌سپاری دارند. این پروژه‌ها می‌توانند وابسته به نوع کسب و کار شما متفاوت باشد.

در ادامه تعدادی از پروژه‌های عمومی ‌قابل برون سپاری  که همه‌ی  کسب و کارها با آن درگیر هستند را معرفی می‌کنیم:

 حسابداری

همه‌ی کسب و کارها چه بزرگ و چه کوچک نیازمند یک بخش حسابداری هستند. محاسبه دریافت‌ها و پرداخت‌ها و تنظیم درست اسناد مالی برای هر کسب و کاری لازم و ضروری است. اما در بسیاری از موارد استخدام نیروی حسابداری و تاسیس یک بخش حسابداری جداگانه برای شرکت‌ها مقرون به صرفه نیست. شرکت‌های حسابداری و یا حتی حسابرسان مستقل مورد اعتماد بسیار زیادی وجود دارند، که شما می‌توانید با خیال آسوده و با کمترین هزینه پروژه‌های حسابداری خود را به آنها بسپارید.

بعلاوه پروژه‌های حسابداری برون سپاری شده در بسیاری از موارد امنیت بیشتری را نیز برای کسب و کار شما به همراه می‌آورد. حضور افرادی که در شرکت شما منافع خاصی ندارند و بررسی حساب‌های مالی توسط آنها نیز می‌تواند یک نکته مثبت به حساب بیاید.

 مدیریت منابع انسانی

بخش منابع انسانی تنها  شامل استخدام و اخراج کارکنان نیست. مدیریت مزایا، تنظیم برنامه‌های بازنشستگی و موارد دیگر همه از وظایف بخش منابع انسانی یک شرکت هستند. شما می‌توانید به جای استخدام نیروی متخصص در این زمینه و ایجاد یک بخش جدا در شرکت خود برای منابع انسانی از شرکت‌های حرفه‌ای در این حوزه استفاده کنید و در واقع پروژه مدیریت منابع انسانی شرکت خود را برون‌سپاری کنید.

مطالعات انجام شده در سال ۲۰۱۲ نشان می‌دهد که کسب و کارهایی که منابع انسانی خود را برون‌سپاری کردند رشد سریعتری داشته، گردش مالی کمتری را تجربه کردند و ۵۰ درصد کمتر از کسب و کارهای دیگر  شکست خورده‌اند.

 فناوری اطلاعات یا (IT)

بخش فناوری اطلاعات هر کسب و کاری علاوه بر نیروی متخصص نیازمند ابزار و امکانات ویژه‌ای است.  برون سپاری پروژه‌های آی تی، صرفه جویی مالی بسیاری را برای یک کسب و کار به همراه دارد. متخصصان آی تی به صورت فریلنسر و همچنین در قالب شرکت‌های خدمات آی تی آماده پذیرش پروژه‌های مربوط به کسب و کار شما هستند. جالب است بدانید که برون‌سپاری این پروژه‌ها حداقل ۴۰ درصد در هزینه‌های کسب و کار شما صرفه جویی می‌کند.

 چطور یک برون‌سپاری موفق داشته باشیم

روش‌ها و ترفندهای مختلفی برای برون سپاری کارآمد در یک سازمان وجود دارد. اما قبل از هر چیز شما باید شرایط کسب و کار خود را در نظر بگیرید، گزینه‌های موجود را به دقت مورد بررسی قرار دهید و بهترین و ارزشمند ترین آنها را برای برون سپاری انتخاب کنید.

اگر کسب و کار شما از نوع آنلاین است، باید تلاش کنید تا قیمت‌های خود را تا حد امکان در پایین‌ترین میزان ممکن نگه دارید. بنابراین برون سپاری برای کسب و کار شما در اولویت قرار دارد. برای شروع؛ تمام مهارت‌هایی را که به آنها نیازمند لیست کنید. از بین آنها مهارت‌هایی را که توانایی انجام آن را توسط سازمان خود نمی‌بینید جدا کنید. سپس به دنبال فریلنسرها یا شرکت‌هایی باشید که می‌توانید این پروژه‌ها را به آنها بسپارید.

برای مثال فرض کنید که شما برای تولید محتوای مناسب برای وبلاگ خود نیازمند یک کارشناس تولید محتوا هستید. برای پیدا کردن یک فرد مناسب کافی است:

• آگهی استخدامی‌ در وب‌سایت‌های موجود ثبت کنید.
• افراد متقاضی را مورد بررسی قرار دهید و بر اساس تجربیات و رزومه آنها مورد مناسب با کسب و کار خود را پیدا کنید.
• با افراد واجد شرایط تماس بگیرید و در مورد مسائل مالی صحبت کنید.
• در صورت توافق یک نمونه کار از آنها بخواهید.
• در نهایت اگر کار انجام شده را پسندیدید، می‌توانید شخص مورد نظر را استخدام کنید.

به یاد داشته باشید که برای انجام همه پروژه‌ها باید ددلاین مشخص کنید، تا کارها به موقع انجام شود.

استفاده از این الگو برای تمامی‌پروژه‌های برون سپاری شده می‌تواند کارآمد باشد. به این ترتیب افراد توانمندی را در اختیار خواهید داشت که به رشد کسب و کار شما کمک می‌کنند.

 سخن پایانی

اصلا مهم نیست کدام پروژه از کسب و کار خود را برای برون سپاری انتخاب کرده‌اید، به هر حال انتخاب تاکتیک برون سپاری در هزینه‌های کسب و کار شما صرفه جویی می‌کند. کاهش هزینه‌های مربوط به نیروی کار و کاهش هزینه‌های ابزار و نرم افزار‌های مورد نیاز از جمله مزایایی برون‌سپاری هستند.

استفاده از برون سپاری ترفندی است که مزایای بسیاری را برای یک شرکت به دنبال دارد. کاهش هزینه‌های مربوط به کارکنان و استفاده از افراد متخصص بدون ایجاد محدودیت زمانی از مهم‌ترین این مزایا به شمار می‌رود. در واقع شرکت شما با برون سپاری می‌تواند به افرادی که توانمندی‌های ویژه‌ای در زمینه‌های مختلف دارند، دسترسی پیدا کند. بسیاری از این افراد به صورت پاره وقت و آزاد فعالیت می‌کنند و تمایلی برای استخدام تمام وقت در شرکت‌های مختلف را ندارند. بنابراین اگر شرکت شما استراتژی‌های برون سپاری را دنبال نکند، بخش مهمی‌از نیروی متخصص را به خاطر فاصله، ایجاد محدودیت‌های زمانی یا سایر فاکتورها از دست خواهد داد.

وقتی پروژه‌ای را برون سپاری می‌کنید در واقع تنها برای آن چیزی که احتیاج دارید هزینه پرداخت می‌کنید.

بنابراین اگر تاکنون در کسب و کار خود از روش برون سپاری استفاده نکرده اید، به شما توصیه می‌کنیم حتما این روش را به کار ببرید و از نتایج شگفت‌انگیز آن بهره‌مند شوید.‌